Personalplanung & Schichtplanung
Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist der Prozess der optimalen Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgaben, Arbeitszeiten und Einsatzbereichen. Sie berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten, gesetzliche Vorgaben und betriebliche Anforderungen, um den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.
Zuletzt aktualisiert: März 2026
Personaleinsatzplanung geht über die reine Schichtplanung hinaus. Sie umfasst die gesamte strategische Personalorganisation: Welche Qualifikationen brauche ich wann? Wie verteile ich mein Team auf verschiedene Bereiche? Wie gehe ich mit saisonalen Schwankungen um? In der Gastronomie ist die PEP besonders anspruchsvoll, weil der Personalbedarf stark schwankt – zwischen einem ruhigen Montagmittag und einem Samstagabend mit Reservierung liegen Welten. Eine gute PEP senkt Personalkosten, reduziert Überstunden und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit durch faire Planung.
Ein Hotel-Restaurant plant die Einsatzplanung für die Weihnachtswoche. Der Bedarf ist dreimal so hoch wie normal. Der Manager nutzt mise, um die Verfügbarkeiten abzufragen, Aushilfen zuzuweisen und sicherzustellen, dass in jedem Bereich ausreichend qualifiziertes Personal steht.
mise digitalisiert die gesamte Personaleinsatzplanung: Verfügbarkeiten werden digital eingesammelt, Qualifikationen und Bereiche hinterlegt und der optimale Einsatzplan per Drag & Drop erstellt.
Ermittlung, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen wann benötigt werden.
Strukturierte Wochenübersicht, die Mitarbeiter auf Schichten in verschiedenen Bereichen verteilt.
Übersicht aller Dienste und Arbeitszeiten, oft synonym mit Schichtplan verwendet.
Anteil der Personalkosten am Gesamtumsatz – in der Gastronomie typischerweise 25–35 %.
System zur Verrechnung von Plus- und Minusstunden über einen längeren Zeitraum.
Schichtplanung ist ein Teil der Personaleinsatzplanung. Die PEP umfasst zusätzlich strategische Aspekte wie Bedarfsplanung, Qualifikationsmanagement und langfristige Personalentwicklung.
Analysiere zunächst deinen Bedarf pro Wochentag und Tageszeit. Nutze historische Daten und setze ein digitales Tool wie mise ein, um Verfügbarkeiten und Einsätze effizient zu verwalten.
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